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Operação

Em que fase está a próxima unidade, e o que está segurando ela?

No Tarefas a abertura de uma unidade vira um quadro de fases, e o card que depende de outro fica bloqueado até a etapa anterior ser finalizada. Quem executa conclui, quem gerencia aprova, e a matriz vê o plano inteiro em um número, sem montar planilha nem cobrar status no grupo.

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Ilustração de cinco colunas escuras com cartões roxos. A primeira tem os cartões marcados como feitos, um cartão rosa em destaque passa para a coluna seguinte, que mostra um cadeado aberto, e as duas últimas têm cartões com cadeado fechado

Experimente

Aprove a entrega e veja a próxima fase destravar

Abra o card Layout da loja, aprove a tarefa que está esperando e finalize o card. A obra depende dele, e os cards que só esperavam por ele saem do bloqueio na mesma hora. Passe o mouse sobre um card para ver as setas de dependência, ou troque para a lista e para o painel.

TarefasMeus quadros
QuadrosImplantação Unidade Golf
Plano 27%1Escolha do ponto100%2Projeto da loja33%3Obra e montagem0%4Documentação0%5Equipe e treinamento0%6Inauguração0%
1Escolha do ponto3
3/3 cardsFase concluída100%
Adicionar um card
2Projeto da loja3
1/3 cardsFase concluída33%
Adicionar um card
3Obra e montagem3
0/3 cardsFase concluída0%
Adicionar um card
4Documentação3
0/3 cardsFase concluída0%
Adicionar um card
5Equipe e treinamento2
0/2 cardsFase concluída0%
Adicionar um card
6Inauguração1
0/1 cardsFase concluída0%
Adicionar um card

Reprodução do quadro de implantação do Tarefas. A unidade, as fases, as pessoas e os números do painel são exemplo.

Centraliza IA

Pergunte ao quadro em vez de abrir card por card

A matriz pergunta à Centraliza IA o que vence esta semana, o que está esperando aprovação ou qual etapa segura a inauguração, e a resposta vem com o quadro de onde saiu.

Escolha uma pergunta sobre o mesmo quadro que você acabou de mexer.

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O que vence nos próximos dias na Unidade Golf?

Um card vence nas próximas 48 horas, a Abertura do CNPJ, com Bruna Teles e Diego Sartori. A tarefa Enviar documentos do sócio, que é do Diego, ainda está pendente.

O seguinte é o Layout da loja, com prazo em 19 de outubro e uma tarefa esperando aprovação.

Fontes desta resposta

Tarefas · Implantação Unidade Golf

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Dados de exemplo, os mesmos do quadro acima.

O que o módulo Tarefas faz

  • Mostra o que está esperando o quê

    Um card pode depender de outro, e enquanto a dependência não é finalizada ele aparece como bloqueado. A seta no quadro aponta para quem depende, então ninguém precisa guardar de cabeça a ordem das etapas, e o atraso de uma etapa aparece no card que ela segura.

  • Acompanha a implantação fase por fase

    No quadro de implantação cada lista é uma fase numerada, com o percentual dela, e o plano inteiro aparece em um número no topo. Saber em que pé está a unidade nova deixa de exigir reunião, e a expansão para de depender de quem lembra de tudo.

  • Separa entregue de aprovado

    Cada card tem tarefas, e cada tarefa tem um executor. A tarefa pode passar por aprovação, e o painel conta o que está aguardando, o que foi aprovado e quanto tempo a aprovação leva. A matriz confere antes de dar a etapa por feita, e não depois do problema.

  • Chama quem é de fora sem abrir o quadro inteiro

    Arquiteto, construtora e agência entram como membros externos. O executor de uma tarefa pode ter acesso ao quadro ou não, então quem é de fora faz a parte dele sem enxergar o resto do projeto.

  • Dá a cada pessoa o papel certo

    O módulo tem três níveis de acesso, administrador, gestor e colaborador. Só os membros do card, os administradores e os gerentes movem, iniciam e finalizam um card, e no quadro de implantação o que foi finalizado não volta atrás.

  • Mostra o que está para vencer

    Card tem prazo e prioridade, e o painel do quadro separa o que venceu em aberto, o que vence em 48 horas e o que foi finalizado no prazo ou com atraso. A cobrança sai do número, e não da impressão de quem parece mais atrasado.

  • Fica junto do resto da rede

    O quadro mora na mesma plataforma dos comunicados, dos chamados e dos treinamentos, com o mesmo acesso. A matriz não mantém uma ferramenta separada para os projetos, com outra lista de pessoas e outra senha para cada uma.

Para que a rede usa o módulo Tarefas

  1. A unidade nova que precisa abrir no prazo

    O quadro de implantação reúne ponto, projeto, obra, documentação e treinamento, cada fase com seus cards e dependências. A franqueadora acompanha a abertura pelo percentual do plano e enxerga qual etapa está segurando a inauguração.

  2. O projeto com fornecedor de fora

    A construtora ou a agência entra como membro externo e recebe só as tarefas dela. A matriz aprova cada entrega no card, e a conversa sobre ela fica nos comentários, e não espalhada entre e-mail e mensagem.

  3. A rotina do time da matriz

    Campanha, troca de fornecedor e lançamento de produto viram quadros gerais, com listas e etiquetas. Cada pessoa vê os quadros de que participa, e quem gerencia acompanha o andamento sem pedir relatório.

  4. A semana de prazo apertado

    O painel do quadro mostra quantos cards vencem nas próximas 48 horas antes de eles vencerem. Ainda dá tempo de redistribuir a tarefa, em vez de explicar o atraso depois.

Perguntas sobre Tarefas

Não achou a sua? Chama no WhatsApp, quem responde é uma pessoa do time.

Quem pode criar um quadro?

Qualquer pessoa com acesso ao módulo cria quadros. O que cada uma pode fazer dentro deles depende do nível de acesso, que é administrador, gestor ou colaborador.

Quais tipos de quadro existem?

Dois. O geral, com listas e cards, e o de implantação, em que cada lista é uma fase numerada e o quadro mostra o progresso de cada fase e do plano inteiro.

Dá para colocar gente de fora da rede?

Sim. O quadro aceita membros da franqueadora e membros externos. O executor de uma tarefa pode ser membro do quadro ou alguém de fora, com ou sem acesso ao quadro.

Como funciona a dependência entre cards?

Um card pode depender de outro. Enquanto a dependência não é finalizada ele aparece como bloqueado, e no quadro uma seta liga os dois e aponta para quem depende.

Quem pode finalizar um card?

Os membros do card, os administradores e os gerentes. São eles que podem mover, iniciar e finalizar o card.

Dá para reabrir um card finalizado?

No quadro de implantação, não. Ali finalizar é definitivo, e as tarefas do card ficam somente para leitura.

Tem outra forma de ver além do kanban?

Sim. O mesmo quadro aparece em lista, agrupado por lista ou fase, e tem um painel com os indicadores de cards e de tarefas.

Qual a diferença para uma ferramenta de quadros avulsa?

O quadro fica dentro da mesma plataforma da rede, com permissão por nível de acesso e membros externos com acesso controlado. A matriz deixa de manter uma ferramenta para os projetos e outra para a operação.

O Tarefas tem a ver com o Checklist?

Não. O Checklist é a rotina que a unidade aplica e responde, e o Tarefas organiza projetos e entregas em quadros, com executor, prazo e aprovação.

Funciona sozinho. Melhor acompanhado.

O módulo funciona sozinho e se conecta aos recursos relacionados da plataforma.

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